Meiri tíma til að gera það sem raunverulega skiptir máli – Einfalt ráð

Tímastjórnun er e.t.v. ekki heitasta orðið sem manni dettur í hug, en aukinn tími er eitthvað sem allir ættu að skilja hvað er.  Aukinn tími til að gera það sem skiptir þig máli, hvernig sem þú velur svo að ráðstafa honum.  Þetta einfalda ráð getur losað um meiri tíma en þig óraði fyrir.

Tímastjórnun snýst að miklu leyti um ráðstöfun á tíma og forgangsröðun.  En við gleymum oft því augljósasta þegar kemur að því að auka frítíma okkar.

Ráðið er að sleppa því einfaldlega að framkvæma hlutinn!  Að útiloka hann áður en þú byrjar á því að eyða tíma í hann.  Úps.  Tilfellið er að við eyðum ótrúlegum tíma í að hugsa um, og framkvæma hluti, sem oft á tíðum hefði mátt útiloka.

1. Útiloka fyrst
2. Forgangsraða svo!

Við ruglum nefnilega oft saman áríðandi hlutum og mikilvægum hlutum.  Okkur hættir til að eltast við áríðandi hluti (e. urgent) og það étur upp tíma okkar svo illilega að við höfum ekki tíma til að gera mikilvægu hlutina.

En þarf ekki alltaf að sinna áríðandi hlutum fyrst?  Nei, alls ekki!  Hlutir sem við upplifum sem áríðandi (eða aðkallandi) eru oft hundómerkilegir.  Svo sem sími, tölvupóstur og annað sem kallar á athygli okkar.

Fátt er meira truflandi en gjammandi sími eða bjölluhljóð sem gefa til kynna að tölvupóstur hafi borist eða þá að einhver hafi uppfært facebook “statusinn” sinn, jafnvel sent okkur SnapChat mynd.  Við öllu þessu þarf að bregðast samstundis.

Eða hvað?  Þú veist líklega mætavel að sú er ekki raunin.  Áríðandi hlutir eru oft aðkallandi en hafa engar stórvægilegar afleiðingar ef þeir eru ekki framkvæmdir strax eða jafnvel sleppt.  Áríðandi hlutir eru fyrst og fremst áreyti og eru oft lítið annað en kláði fyrir athyglina.

Áríðandi hlutir virðast hafa mikið vægi til skemmri tíma litið og við óttumst afleiðingarnar sé þeim ekki sinnt strax.  Þetta er oftast rangt mat en áríðandi hlutir trufla afkastagetu okkar og framfarir illilega til lengri tíma litið.

Dæmi um áríðandi hluti:

• Tölvupóstur
• Sími
• Spjall við kaffivélina
• Fréttir og önnur afþreying

Áreyti er þreytandi

Ef við erum of opin fyrir áríðandi (truflandi) hlutum þá erum við allan daginn að bregðast við og slökkva elda.  Í lok dags finnst þér eins og þú hafir ekki komið neinu í verk og ferð heim með streitutilfinningu og jafnvel samviskubit að hafa ekki afkastað meiru.  Þetta eru upp til hópa tímaþjófar.

Mikilvægir hlutir hins vegar hafa miklar afleiðingar fyrir okkur til lengri tíma litið.  Mikilvægir hlutir virðast hafa lítið vægi til skemmri tíma litið en hafa hins vegar mikið vægi til lengri tíma.  Þess vegna hættir okkur til að sleppa því að framkvæma mikilvæga hluti, við getum alltaf gert þá síðar.

Sífellt áreyti er gríðarlega þreytandi og rífur semfellda athygli okkar sífellt í sundur með þeim afleiðingum að við þurfum sífellt að koma okkur aftur í gang.

Sjálfsblekkingin liggur m.a. í því að áríðandi hlutir láta okkur fá á tilfinninguna að það sé mikið að gera.  Margir eiga mjög erfitt með sig ef þeir fá frið til að sinna tilteknu verkefni í samfelldan tíma.  Ef þú hefur þurft að skrifa skýrslu eða ritgerð og haft til þess heilan dag þá veistu hvað ég á við.

Það að það sé “mikið að gera” gefur okkur líka þá tilfinningu að við séum (svolítið) mikilvægari en ella.

Dæmi um mikilvæga hluti (sem oft sitja á hakanum því það er svo mikið að gera við að sinna áríðandi (en minna mikilvægum) hlutum):

• Hreyfing
• Lestur
• Nám
• Fjölskylda (maki og börn)

Hugsaðu þér bara ef þú gæfir þér a.m.k. 1 klst á dag (persónulega) þar sem þú sinntir mikilvægum hlutum.  Mikilvægir hlutir efla getu þína og færni í einhverju.

Eftir 1 ár værir þú búin að eyða u.þ.b. 365 klukkustundum í að þjálfa tiltekna færni þína.  Hugsaðu þér ef þú hefðir byrjað fyrir 12 mánuðum síðan að æfa eitthvað af eftirfarandi í aðein 1 klukkustund á dag:

• Göngur
• Hlaup
• Píanó
• Gítar
• Minnistækni
• Lestur (t.d. hraðlestur)
• Nýtt tungumál

Værir þú orðin betri núna?  Að sjálfsögðu, miklu betri.  En við erum alltaf að bíða eftir rétta tímanum.

Ein besta og auðveldasta leiðin til að koma mikilvægum hlutum í verk er að byrja á því að útiloka óþarfa og hætta að slökkva elda.  Að leyfa sumum hlutum að gerast eða reyna að gera þá alla í einu.

• Ef þú ert mikið í símanum, láttu taka skilaboð (svo þú komir einhverju í verk) og gefðu þér svo tíma til að afgreiða öll símtölin í einu.
• Hættu að svara tölvupósti í gegnum allan daginn.  Slökktu á póstkerfinu og svaraðu kerfisbundið í lotum.  T.d. einu sinni fyrir hádegi og einu sinni eftir hádegi.
• Útilokaðu áreyti sem gerir ekkert annað en að rjúfa athyglina og hættu að nota youtube, facebook og aðra samfélagsmiðla t.d. í vinnunni eða meðan þú lærir
• Slökktu á hljóðmeldingum í símanum þínum.  Jörðin heldur áfram að snúast þótt þú bregðist ekki við hverju einasta smáatriði sem gerist þarna úti.

Að lokum, spurðu sjálfa þig oft á dag: “Er þetta mikilvægt eða áríðandi?”.  Svarið gæti komið á óvart.  Og þetta á ekki bara við um vinnutímann, þetta er ekki síður mikilvægt þegar heim er komið 😉

Ummæli

ummæli lesenda