4 leiðir til að afkasta meiru á skemmri tíma

Flest viljum við gera vel.  Skila góðu verki.  Vanda okkur.  Flestum verkum er skilað á síðustu stundu, og þá skiptir engu máli hve langur skilafresturinn var.  Hér eru 4 einfaldar leiðir til að koma miklu meiru í verk og það á minni tíma en ella.

Með þessu móti uppskerðu ekki einungis meiri afköstu, heldur ákveðna sálarró í stað þessa nagandi samviskubits sem fylgir því að ætla alltaf að gera hlutina 100%.  Eins og þú líklega veist, þá er enginn tími nógu langur til að gera nokkurn hlut fullkominn.  Oft gleymist líka endanlegur tilgangur verksins.  Hversu margar skýrslur, ritgerðir og lokaverkefni hafa ekki verið unnin samviskusamlega, og nótt lögð við dag til þess eins og enda ofan í skúffu deginum eftir skil?

Skref 1: Ljúktu við fyrstu 80% eins fljótt og auðið er

Einbeittu þér að því að ljúka u.þ.b. 80% fyrst (þetta gæti verið t.d. fyrsta uppkast eða eitthvað álíka).  Það góða við þetta er að hið fræga 80/20 lögmál er hér að verki, þ.e. að það tekur einungis um 20% tímans að ljúka fyrstu 80% verksins.

Síðustu 20% (fullkomnunin) tekur hins vegar um 80% tímans.  Uppsetningar, yfirlestur, myndir og annað dútl er gríðarlega tímafrekt.  Breytingar á síðustu stundu geta haft tímafrekar afleiðingar í för með sér.

Það er eitthvað sem segir okkur að við getum ekki lokið við verk áður en tímafresturinn er liðinn svo það virðist vera náttúrulögmál að fylla upp í tímann sem gefinn er, jafnvel þótt það sé með helberum óþarfa.

Skref 2:  Leggðu mat á hvort það sé fyrirhafnarinnar virði að að gera betrumbætur

Ef útgáfan sem þú hefur í höndunum (fyrstu 80%) er ekki nægilega góð, þá skaltu einhenda þér í að gera endurbætur, en miðaðu við að gera aðeins um 80% af þeim 20%  sem upp á vantar.

Skref 3: Ef þörf krefur, gerðu næstu 80% !

Nú lagfærir þú skv. þörfum en stefndu ávallt á 80% regluna, semsagt framfarir fremur en fullkomnun.  Fullkomnunarárátta veldur kvíðatilfinningu sem getur jafnvel leitt til frestunaráráttu.

Skref 4: Endurtaktu skref 3 þar til staðan á verkinu er “ásættanleg” eða “nógu góð”

Með þessu á ég ekki við að þú eigir að kasta til hendinni, eða ekki vanda til verka.  Nógu gott þýðir einfaldlega…nógu gott.  Verkinu er þá lokið með fullnægjandi hætti á 20-40% tímans sem það hefði tekið að gera “100%” verk.  Slíkt verk fer nánast alltaf úr böndunum tíma- og þ.a.l. kostnaðarlega séð.

Tilgangurinn helgar meðalið.  Afköst skipta máli og kostnaður líka.  Það að greiða allt að 80% meira en nauðsynlegt er fyrir 20% betri skýrslu eða verk, er sjaldnast þess virði.  Fullkomnun er frábær, væri hún til.

Sumir myndu aldrei viðurkenna þessa nálgun og e.t.v. kalla hana fúsk og óvandvirkni.  Þetta snýst alls ekki um það.  Það að vita hvaða 80% skipta mestu máli kallar á ákveðna forgangsröðun og skýra sýn.  Í því felast færir mistök sem leiða til sparnaðar á tíma og peningum.

Flestir sem telja sig haldna fullkomnunaráráttu eiga það sameiginlegt að koma litlu í verk, fara oft fram úr áætlun og eru alltaf óánægðir með afköst sín, framlag og gæði.  Þeirra tilfinningamat leyfir þeim ekki að uppskera nægjutilfinningu því fullkomnunarárátta er vítahringur sem erfitt er að komast úr.

Fullkomnunaráráttu fylgir einnig kvíði og uppgjafartilfinning.  Því þyrmir yfir slíka einstaklinga (þeim vex verkið yfir höfuð) og þeir gefast – oft auðveldlega – upp.  Margir nemendur sem telja sig fullkomnunarsinna gefast oft upp í áföngum því þeir telja sig ekki ná nógu góðum tökum á þeim. Tilhugsunin um að mistakast eða að ná ekki nógu góðum árangri er yfirþyrmandi og nemandinn fellur út.

Aðstæður þurfa að vera afar sérstakar eigi fullkomnun að eiga við (s.s. við smíði flugvéla eða lækningatækja).  En í flestum tilfellum á þetta ekki við í okkar daglega lífi eða námi.

Ummæli

ummæli lesenda